O prazo de guarda dos documentos do arquivo é independente do suporte.

Cada Entidade define o prazo de guarda dos documentos de acordo com suas necessidade.

O QUE DEFINE O TEMPO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS É O SEU VALOR ADMINISTRATIVO

Para Couture et al (1999, p.17), a avaliação documental é o ato de julgar os valores dos documentos arquivísticos (valor primário e valor secundário) e de decidir sobre os períodos de tempo em que os valores se aplicam a esses documentos, dentro de um contexto de relação entre o organismo produtor e os documentos arquivísticos gerados no desenvolvimento de suas atividades.

CERTO.

A avaliação é feita a partir de critérios preestabelecidos, definição dos prazos de guarda e destinação (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística. Ela demanda o conhecimento da instituição. Contempla a participação de arquivistas nas ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como os editais e listas de descarte e eliminação de documentos arquivísticos e a sujeição desses instrumentos à instituição arquivística na esfera de competência. Também abrange a atividade de fiscalização visando evitar a eliminação não autorizada de documentos arquivísticos. Abrange a atividade de microfilmagem e de digitalização de documentos.

A avaliação de documentos arquivísticos digitais tem a mesma importância que nos documentos físicos. Ela é essencial para não superlotar o sistema de arquivos digitais e não manter documentos que poderiam ser eliminados em memórias digitais.

"AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS:

OBJETIVOS

√ Redução da massa documental

√ Agilidade na recuperação dos documentos e das informações

√ Eficiência administrativa

√ Melhor conservação dos documentos de guarda permanente

√ Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite)

√ Liberação de espaço físico

√ Incremento à pesquisa"

Fonte: BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivos. São Paulo: AAB/SP, 1998 (Como fazer, 1).

Cuidado com possíveis "pegadinhas" do CESPE. Olhem uma questão com ideia semelhante que caiu no Ministério das Comunicações neste ano:

"O objetivo principal da avaliação dos documentos de arquivo é a diminuição do volume documental."

Resposta: ERRADA

Liberação de espaço físico e diminuição do volume documental são objetivos da avaliação, mas não o (s) principal (is).

Não existe impedimento, mas sim normas que regulam a reprodução de documentos de caráter sigilosos.

Da Reprodução

Art. 33. A reprodução do todo ou de parte de documento com informação classificada em qualquer grau de sigilo terá o mesmo grau de sigilo do documento.

§ 1º A reprodução total ou parcial de informação classificada em qualquer grau de sigilo condiciona-se à autorização expressa da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior com igual prerrogativa.

§ 2^o As cópias serão autenticadas pela autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior com igual prerrogativa.

Art. 34. Caso a preparação, impressão ou reprodução de informação classificada em qualquer grau de sigilo for efetuada em tipografia, impressora, oficina gráfica ou similar, essa operação será acompanhada por pessoa oficialmente designada, responsável pela garantia do sigilo durante a confecção do documento.

DECRETO Nº 7.845, DE 14 DE NOVEMBRO DE 2012

Art. 33. A reprodução do todo ou de parte de documento com informação classificada em qualquer grau de sigilo terá o mesmo grau de sigilo do documento.

§ 1º A reprodução total ou parcial de informação classificada em qualquer grau de sigilo condiciona-se à autorização expressa da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior com igual prerrogativa.

§ 2o As cópias serão autenticadas pela autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior com igual prerrogativa.

Art. 34. Caso a preparação, impressão ou reprodução de informação classificada em qualquer grau de sigilo for efetuada em tipografia, impressora, oficina gráfica ou similar, essa operação será acompanhada por pessoa oficialmente designada, responsável pela garantia do sigilo durante a confecção do documento.

Decreto 7.845

Da Reprodução

Art. 33. A reprodução do todo ou de parte de documento com informação classificada em qualquer grau de sigilo terá o mesmo grau de sigilo do documento.

§ 1º A reprodução total ou parcial de informação classificada em qualquer grau de sigilo condiciona-se à autorização expressa da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior com igual prerrogativa.

§ 2^o As cópias serão autenticadas pela autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior com igual prerrogativa.

Art. 34. Caso a preparação, impressão ou reprodução de informação classificada em qualquer grau de sigilo for efetuada em tipografia, impressora, oficina gráfica ou similar, essa operação será acompanhada por pessoa oficialmente designada, responsável pela garantia do sigilo durante a confecção do documento.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014...

Questão errada.

Segundo Rondinelli, os documentos eletrônicos se mantêm autênticos por meio de processos contínuos de cópia e migração. Tais processos se fazem necessários devido à fragilidade do suporte, magnético ou óptico, e à obsolescência tecnológica.

É importante ressaltar que cópia e migração têm consequências diferentes para a autenticação dos documentos. A primeira consiste em uma reprodução completa dos elementos de forma e conteúdo de um documento. Consequentemente, os documentos copiados se constituem em reprodução fiéis dos documentos originais. Entretanto, há que ressaltar que, apesar de menos invasiva (agressiva), a cópia de documentos eletrônicos também se constitui em uma intervenção, logo interfere na autenticidade desses documentos....

Rondinelli, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos. Rio de Janeiro: editora FGV, 2007. Página 70.

NA VERDADE, A QUESTÃO FALA DA INTEGRIDADE DOS DOCUMENTOS.

A função primária dos arquivos é administrativa, TODOS arquivos nascem com essa função.

A função secundária é histórica-cultural. NEM todos terão valor secundário e serão recolhidos ao arquivo permanente.

ERRADO. É um dos fatores.

A Tabela é um instrumento da gestão documental e passível de alterações na medida em

que a produção de documentos se altera, devido a :

. mudanças sociais,

. administrativas

. jurídicas.

No entanto, alterações de qualquer natureza devem partir do órgão regulador da política de arquivos.

Boa Aprovação!

ATENÇÃO

Os documentos devem passar por uma reorganização mas não necessáriamente em outro método arquivistico.

os documentos serão reorganizados, porém não significa que sera utilizado outro metodo arquivistico

Guia: Seu principal propósito é  orientar os usuários  a respeito dos fundos 

integrantes do acervo do arquivo permanente. É o  instrumento de pesquisa mais 

abrangente, quer pela sua linguagem de fácil acesso, quer pela visão do conjunto 

total dos “serviços arquivísticos” disponíveis.  É o primeiro instrumento que deve 

ser produzido.

Guia: descrição ampla dos arquivos.

Inventário: descrição parcial.

Catálogo: descrição unitária.

Repertório: catálogo seletivo dos arquivos.

Índice: para a localização dos arquivos.

Edição de fontes: texto integral.

ERRADO

Os filmes negativos, como a questão diz, são os filmes originais. Estes devem permanecer no mesmo lugar onde se encontra a empresa ou órgão. Porém, alem do filme original, deve ser extraído um filme / cópia do filme original e este sim fica distante da empresa ou orgao por questões de segurança no caso de sinistros.

Lei Nº 5433/68

§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.