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Tecnologia que possibilita automatizar processos, racionalizando-os e potencializando-os por meio de dois componentes implícitos: organização e tecnologia. Este é o conceito básico de Workflow.

A tecnologia workflow foi desenvolvida para minimizar as problemáticas da coordenação do trabalho conjunto, tendo em vista que os principais problemas em relação aos processos de negócios são a pouca clareza na definição das atividades, a dificuldade em coordenar várias pessoas simultaneamente e a falta de visibilidade dos processos.

Um segundo conceito de workflow muito utilizado entre profissionais de tecnologia também é o da WfMC, (Workflow Management Coalition) que diz que, workflow é a automatização de um processo de negócio no sentido total ou parcial, durante a qual documentos ou atividades são passadas de um participante para outro, a fim de que sejam tomadas ações de acordo com um conjunto de regras e procedimentos.

O workflow define a ordem de execução e as condições pelas quais cada tarefa é iniciada. Uma tarefa pode ser executada por um ou mais sistemas de computador, por um ou mais agentes humanos, ou então por uma combinação destes.

De acordo com seu conceito, os objetivos do workflow são:

• Simplificar, agilizar e dar maior segurança às comunicações.
• Melhorar a criação cooperativa de produtos de trabalho (documentos, especificações, projetos e códigos).
• Realizar uma divisão mais eficaz do trabalho e uma contribuição mais oportuna ao seu processo.
• Alertar membros do grupo quanto à ocorrência de importantes eventos e mudanças.
• Melhorar o processo de tomada de decisão.

3 tipos de workflow – Conceito

• Ad hoc WorkFlow: no qual as regras de procedimentos podem ser modificadas ou criadas durante a operação do processo.
• Workflow de Produção (Production Workflow): no qual a maioria das regras de procedimentos está definida.
• Workflow Administrativo: é o meio-termo entre o workflow "Ad hoc" e o de "produção". Envolve atividades fracamente estruturadas, repetitivas, previsíveis e com regras simples de coordenação de tarefa.

Fonte: http://www.venki.com.br/blog/workflow-conceito/

Gabarito: D

Art. 2º Para o disposto neste Decreto, consideram-se as seguintes definições:

I - documento - unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;

II - documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico; ou

b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital; e

III - processo administrativo eletrônico - aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico.

De acordo com a Resolução 37 do Conarq, pág 3,

Documento digital: informação registrada, codificada em dígitos
binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional

Comentário do Prof. Adriel, do site TecConcursos.

O item está CERTO.

Documento digital é a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.

Vejamos, ainda, outros conceitos trazidos pelo Anexo da RESOLUÇÃO Nº 37, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2012 (CONARQ), que aprova as diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais.

Autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração. A autenticidade é composta de identidade e integridade.

Autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, num determinado momento, resultante do acréscimo de um elemento ou da afirmação por parte de uma pessoa investida de autoridade para tal.

Documento autêntico: documento que teve sua identidade e integridade mantidas ao longo do tempo.

Documento arquivístico: documento produzido ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e retido para ação ou referência.

Documento arquivístico digital: documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico.

Forma: aparência ou apresentação do documento.

Conteúdo: informação contida no documento.

Composição: relação entre os dados de forma e conteúdo do documento digital que permite sua apresentação.

Presunção de autenticidade: inferência da autenticidade de um documento arquivístico feita a partir de fatos conhecidos sobre a maneira como aquele documento foi produzido e mantido.

Confiabilidade: credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua produção.

GABARITO: CERTO.

O formato mais utilizado para os representantes digitais matrizes é o formato TIFF (Tagged Image File Format)28, que apresenta elevada definição de cores sendo amplamente conhecido e utilizado para o intercâmbio de representantes digitais entre as diversas plataformas de tecnologia da informação existentes.

Também pode ser apreciado o uso de outros dois formatos digitais: o formato Portable Network Graphics - PNG29 e o formato JPEG 200030

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Recomendacoes_digitalizacao_completa.pdf

Errado.

DEVEM ser mantidos nos órgãos públicos. Docs permanentes não podem ser eliminados!

Lei 8159/91 - Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

§ 2º - A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.