A dica para essa questão está na parte que ele descre" muitas informações sobre pessoas" ,pensei em densidade informacional devido ao excesso de informação que a questão se refere. Não sei se é o certo. Se alguém souber explicar de maneira mais técnica, eu agradeço. Obrigado

A dica para essa questão está na parte que ele descre" muitas informações sobre pessoas" ,pensei em densidade informacional devido ao excesso de informação que a questão se refere. Não sei se é o certo. Se alguém souber explicar de maneira mais técnica, eu agradeço. Obrigado

Os documentos passam por três fases, sendo a primeira CORRENTE onde o há bastante fluxo do arquivo, a segunda fase é a INTERMEDIÀRIA quando o fluxo do uso do arquivo cai e o documento poderá ser descartado (eliminado) ou recolhido, se recolhido passará para a terceira fase PERMANENTE, os arquivos permanentes não poderão ser descartados pois cunho historico!

Lembrando: TODO documento passa pela fase CORRENTE, mas nem todo documento se torna PERMANENTE!

Fases da Gestão de Documentos

Conforme Paes (2005, p. 54), as fases básicas da gestão de documentos são três:

1. Produção de Documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um
órgão. Nesta fase, deve-se intervir nos processos de geração dos documentos organizacionais, tendo em vista
evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. São projetados também modelos de
formulários e demais documentos que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com as necessidades
dos órgãos. Evita-se, portanto, a proliferação de documentos inúteis ou de duplicatas, de modo a otimizar e
disciplinar também os serviços de reprografia e automação arquivística.

2. Utilização de Documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro,
distribuição, tramitação), de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária,
bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de
informações, indispensáveis ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.

3. Avaliação e destinação de documentos: geralmente considerada a mais complexa das três fases da gestão
de documentos, desenvolve-se mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos com
vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e
os que deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.

I - A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem.

II - Correta

III - Os órgãos, ao adotar a tabela, devem designar uma Comissão Permanente de Avaliação que terá a responsabilidade de proceder às adaptações, orientar sua aplicação, dirimir possíveis dúvidas, orientar o processo de seleção dos documentos e proceder à revisão periódica no que se refere aos documentos relativos às atividades-meio.

ITEM CORRETO

Comentário: A avaliação e a classificação de documentos eletrônicos deve ser realizada da mesma forma com que são tratados os documentos tradicionais, ou seja, utilizando-se a tabela de temporalidade e o plano de classificação da instituição.

Fonte: http://blog.grancursosonline.com.br/wp-content/uploads/2016/01/ARQUI-ELVIS-ANA-1.pdf

Questão correta, outras duas respondem, vejam:

Prova: CESPE - 2012 - TRE-RJ - Técnico Judiciário - Área Administrativa Disciplina: Noções de Arquivologia | Assuntos: Classificação;

A classificação do documento de arquivo é feita a partir de um código ou plano de classificação e efetivada mediante a anotação desse código no próprio documento.

GABARITO: CERTA.

Prova: CESPE - 2011 - EBC - Analista - Acervo e PesquisaDisciplina: Arquivologia | Assuntos: Avaliação de documentos;

A avaliação de documentos é operacionalizada mediante a aplicação da tabela de temporalidade de documentos, que se fundamenta no conceito das três idades documentais. Por meio dessa tabela, são gerenciados os prazos de guarda e definida a destinação final dos documentos.

GABARITO: CERTA.

METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO A Tabela de Temporalidade é instrumento fundamental da avaliação, pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferência ao arquivo central ou intermediário, e sua destinação final, quando se determina sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. Nesse instrumento é importante registrar também os documentos que deverão ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalização etc.). Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade deverá ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionários da instituição ou empresa

Como é cediço todos os arquivos possuem um ciclo vital, composto pelas fases corrente, intermediária e permanente. Mas como saber quando um arquivo cumpriu uma fase de seu ciclo de vida e passou para outra fase?

A resposta encontra-se na Tabela de Temporalidade, que é o instrumento que define os PRAZOS DE GUARDA e DESTINAÇÃO FINAL dos documentos.

As fases do ciclo de vida de um documento são definas a partir do seu valor documental e de sua frequência de uso, que estão expressas na Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD.

Segundo o glossário de termos arquivísticos, a Tabela de Temporalidade é definida como "Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos."

Prova: CESPE - 2011 - EBC - Analista - Acervo e PesquisaDisciplina: Arquivologia | Assuntos: Avaliação de documentos;

A avaliação de documentos é operacionalizada mediante a aplicação da tabela de temporalidade de documentos, que se fundamenta no conceito das três idades documentais. Por meio dessa tabela, são gerenciados os prazos de guarda e definida a destinação final dos documentos.

GABARITO: CERTA.

Erro! Não é possível selecionar a opção A. De qualquer forma, a opção correta é a letra D.

A Tabela de Temporalidade é um instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos.

O aprova está em um descaso total com os inscritos no site!

Verifiquei que tem solicitação de 2016 para corrigir a questão, mas o aprova está igual órgão público, só corrige o que mostra!

Para que urna tabela de temporalidade!!!?

Na letra d novamente, urna!?

A tabela de temporalidade de documentos, produto gerado pelo processo de avaliação documental, determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, a recolhimento, o descarte ou a eliminação dos documentos.

Todo documento dentro da Administração Pública tem um tempo de vida útil. Esse tempo é denominado "temporalidade do documento", e não é possível determiná-lo de forma aleatória, existem parâmetros definidos na legislação brasileira para isso. As normas estabelecem que os órgãos da Administração Pública devem criar e usar uma Tabela de Temporalidade, Essa tabela define prazos e ações que devem ser tomadas de acordo com o tipo de documento em questão.

Para configurar e utilizar corretamente uma tabela de temporalidade será necessário definir os seguintes itens:

Assunto

Os documentos de uma instituição serão organizado pela hierarquia de atividades e funções. As funções, atividades, documentos e espécies foram nomeadas de assuntos e organizados de acordo com um código específico que será o auxílio para arquivar documentos. Para isso é utilizado um índice que contém todos os códigos e a sua referência, para facilitar na hora da procura.

Prazo de Guarda

O prazo de guarda representa o tempo em que um documento ficará arquivado, nas fases corrente e intermediária. Esse prazo é estipulado pensando, também, nas necessidades de quem elaborou os documentos. O prazo definido foi em anos.

Para tanto, deve ser definida uma ação concreta para especificar uma data para o conjunto de documentos. Uma ação concreta poderá ser "até aprovação das contas ou até a quitação da dívida". Assim, esse prazo é definido em duas fases:

Fase corrente

Fase em que o documento é frequentemente utilizado e deve estar próximo ao departamento que irá utilizá-lo.

Fase intermediária

Fase em que o documento ainda será utilizado pela administração, mas com menor frequência, podendo ser levado para o depósito.

De acordo com a realidade arquivística no Brasil, os prazos de guarda, nessas fases seguem as seguintes variáveis:

1. Para os órgãos que possuem um local de armazenamento de documentos, mas necessitam de serviços de arquivamento intermediário é preciso redefinir os prazos de acordo com as características de cada fase, sem alterar o prazo total de guarda. Esses órgão devem possuir um seguintes setores para armazenamento:

» arquivo setorial – aquele que está dentro da organização;
» arquivo central – (fase intermediária I) que está no depósito dentro do órgão e pode ser requerido a qualquer momento;
» arquivo intermediário – (fase intermediária II) a gestão será feita por uma instituição arquivística pública nas esferas federal, estadual e municipal.

2. Já para os órgãos com local para armazenamento (arquivo central), mas sem serviços de arquivamento intermediário, deve-se utilizar o arquivamento corrente e o arquivo central funcionará como arquivo intermediário. Para isso deverá obedecer os prazos e recolher o arquivo permanente.

3. Para os órgãos sem local para armazenamento, mas com serviços de arquivamento intermediário. Os próprios órgãos poderão armazenar os documentos e estarão na fase de arquivamento corrente (transferindo documentos), após o prazo de guarda, levar para o arquivo intermediário que recolherá o arquivo permanente.

4. Para os órgãos sem local para armazenamento e sem serviços de arquivamento intermediário, os próprios órgãos farão o armazenamento dos documentos próximo ao local de trabalho (armazenamento corrente) e a guarda intermediária pelo próprio órgão ou pelo arquivo público.

Destinação Final

Nessa fase, o documento poderá ser eliminado, caso não represente valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando os documentos são guardados para prova, informação ou pesquisa. A guarda permanente dos documentos será sempre feita por uma instituição arquivística pública, como o Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais e municipais. Um exemplo disso é o Arquivo Público do Distrito Federal, que guarda informações sobre a história da capital em diversos formatos multimídia. Há instituições que guardam os seus próprios arquivos permanentes, sob orientação técnicas dos arquivos públicos.