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A autuação de documentos avulsos para a formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou a solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas dos órgãos e das entidades da administração pública federal. A autuação de processos digitais

Uma das atividades típicas dos profissionais que atuam no apoio administrativo, seja no segmento público, ou no privado, é o arquivo. A grande maioria dos profissionais negligência muito as tarefas ligadas a prática de arquivamento, deixando-a de lado e sempre para depois. O problema é que o “depois" nunca chega, e com isso os documentos importantes ficam sem local adequado e muitas vezes se perdem, comprometendo até mesmo uma decisão. Arquivo não é só físico, o eletrônico também é arquivo, e precisa ser organizado, assim como o físico, pois pode ser que fique mais difícil de encontrar no meio eletrônico um documento, do que no meio físico, se mal organizado. Para conhecer os documentos de uma organização, a fim de montar um arquivo é necessário determinar os tipos e os fluxos do documento. O desenvolvimento desse reconhecimento está distribuído em levantamento de dados, análise dos dados coletados e planejamento.

Sobre a fase do planejamento dessa fase, assinale R para os pontos relevantes e NR para os não relevantes.

( ) A posição do arquivo na estrutura da instituição.

( ) Escolha do método de arquivamento.

( ) Estabelecimentos de normas de funcionamento.

( ) Identificação e capacitação dos recursos humanos.

( ) Desenvolvimento de arquivos básicos e temporários.

( ) Criação de manuais.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

Para fins de arquivamento, o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência com que são por eles consultados, recebe o nome de:

Date: 03/06/2018

Arquivo Corrente - também chamado de ativo ou de momento que, como indica o próprio nome, é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados.

Fonte: https://www.tecnolegis.com/estudo-dirigido/tecnico-mpu-administrativa/arquivos-correntes-intermediarios.html

Date: 03/06/2018

em razão de sua vigência e frequência com que são por eles consultados são denominados Correntes.


Gab: (A)

Os serviços de registro e protocolo são importantes em uma secretaria porque:

I- Assegura a expedição e o recebimento de documentos.

II- Possibilita o registro de todo fato ocorrido fora da rotina.

III- Possibilita o controle do fluxo documental.

IV- Inviabiliza o controle de toda a documentação emitida.

Estão corretas apenas:

Julgue se as afirmações abaixo são verdadeiras e em seguida assinale a alternativa CORRETA:

I. Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora, e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de decisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc.

II. O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documental: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros fins que não aqueles para os quais foram criados.

III. Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em setoriais, estabelecidos junto aos setores da instituição, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituição.

Date: 03/06/2018

1° idade

Arquivo Corrente: tem valor primário

2° Idade

Arquivo Intermediário: tem valor primário decrescente

AC AI São arquivos setoriais

__________________________________________________________________________

3° Idade

Arquivo Permanente: tem valor secundário

Date: 03/06/2018

Quanto a natureza do documento podem ser divididos em :

Especiais: os que dependem de um tratamento especial como os microfilmes, cds, documentos cartográficos.

Especializados: documentos de determinado assunto específico, independente da forma, como os arquivos médicos, arquivos de engenharia.

Date: 03/06/2018
III - classificação quanto à EXTENSÃO: setorial ou central.

Assinale a alternativa que apresenta o motivo porque se deve digitalizar documentos de arquivo.

Date: 03/06/2018

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ
Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes - 2010

6. POR QUE DIGITALIZAR • Contribuir para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio da Tecnologia da Informação e Comunicação; • Permitir o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas; • Promover a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e apresentações diferenciados do formato original; • Incrementar a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais que estão em outros suportes não digitais, por restringir seu manuseio.

Fonte: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Recomendacoes_digitalizacao_completa.pdf

O conjunto de operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e intermediária é o(a)

Em relação aos termos utilizados nos procedimentos administrativos realizados no protocolo, a movimentação de um processo de uma unidade à outra, executada através de um sistema próprio, seja ela interna ou externa, é denominada:

Date: 03/06/2018

Tramitação: a movimentação de um processo de uma unidade à outra, executada através de um sistema próprio, seja ela interna ou externa.

Autuação: é a criação de processo. Após o registro os docs recebem uma numeração, ou seja, são autuados.

Diligência: é a devolução ao órgão para resolver formalidades.

Juntada: é a união de um processo a outro, feita pelo protocolo, mediante despacho de seu dirigente, podendo ser juntada por anexação (irreversível) ou por apensação

Quanto à entidade produtora, os arquivos podem ser:

A designação dada às subdivisões de um fundo, que refletem a natureza de sua composição, seja ela, estrutural, funcional ou por espécie documental, denomina-se:

Date: 03/06/2018

Série (series) - Documentos organizados de acordo com um sistema de arquivamento ou mantidos como uma unidade, seja por resultarem de um mesmo processo de acumulação ou arquivamento, ou de uma mesma atividade, seja por terem uma forma particular ou devido a qualqueroutro tipo de relação derivada de sua produção, recebimento ou uso. É também conhecida como uma série de documentos (records series).

Date: 03/06/2018

Arranjo: reunião e ordenação adequada dos documentos em fundos, ordenação dos fundos em séries, ordenação dos itens documentais nas séries.

Fundo Arquivístico = docs provenientes de uma mesma fone geradora.
Série: Divisões do fundo arquivístico.
Unidade de arquivamento: Menor conjunto de documentos, exemplos: Dossiê, pastas
Item documental: menor unidade arquivística indivisível, um doc dentro de um dossiê por exemplo.