A autuação de documentos avulsos para a formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou a solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas dos órgãos e das entidades da administração pública federal. A autuação de processos digitais

Uma das atividades típicas dos profissionais que atuam no apoio administrativo, seja no segmento público, ou no privado, é o arquivo. A grande maioria dos profissionais negligência muito as tarefas ligadas a prática de arquivamento, deixando-a de lado e sempre para depois. O problema é que o “depois" nunca chega, e com isso os documentos importantes ficam sem local adequado e muitas vezes se perdem, comprometendo até mesmo uma decisão. Arquivo não é só físico, o eletrônico também é arquivo, e precisa ser organizado, assim como o físico, pois pode ser que fique mais difícil de encontrar no meio eletrônico um documento, do que no meio físico, se mal organizado. Para conhecer os documentos de uma organização, a fim de montar um arquivo é necessário determinar os tipos e os fluxos do documento. O desenvolvimento desse reconhecimento está distribuído em levantamento de dados, análise dos dados coletados e planejamento.

Sobre a fase do planejamento dessa fase, assinale R para os pontos relevantes e NR para os não relevantes.

( ) A posição do arquivo na estrutura da instituição.

( ) Escolha do método de arquivamento.

( ) Estabelecimentos de normas de funcionamento.

( ) Identificação e capacitação dos recursos humanos.

( ) Desenvolvimento de arquivos básicos e temporários.

( ) Criação de manuais.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

Para fins de arquivamento, o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência com que são por eles consultados, recebe o nome de:

Os serviços de registro e protocolo são importantes em uma secretaria porque:

I- Assegura a expedição e o recebimento de documentos.

II- Possibilita o registro de todo fato ocorrido fora da rotina.

III- Possibilita o controle do fluxo documental.

IV- Inviabiliza o controle de toda a documentação emitida.

Estão corretas apenas:

Julgue se as afirmações abaixo são verdadeiras e em seguida assinale a alternativa CORRETA:

I. Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituição produtora, e são utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de decisões, avaliação de processos, controle das tarefas e etc.

II. O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação documental: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros fins que não aqueles para os quais foram criados.

III. Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em setoriais, estabelecidos junto aos setores da instituição, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituição.

Assinale a alternativa que apresenta o motivo porque se deve digitalizar documentos de arquivo.

O conjunto de operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e intermediária é o(a)

Em relação aos termos utilizados nos procedimentos administrativos realizados no protocolo, a movimentação de um processo de uma unidade à outra, executada através de um sistema próprio, seja ela interna ou externa, é denominada:

Quanto à entidade produtora, os arquivos podem ser:

A designação dada às subdivisões de um fundo, que refletem a natureza de sua composição, seja ela, estrutural, funcional ou por espécie documental, denomina-se: